Comprehensive Document Management
( ระบบจัดเก็บเอกสารฟังก์ชันครอบคลุมทุกธุรกิจ )
• Organize using Folders and Tags
(การจัดการโดยใช้โฟลเดอร์ และการสร้างแท็ก ให้กับเอกสาร)
โฟลเดอร์ในระบบจัดเก็บเอกสารนี้คล้ายกับโฟลเดอร์ในระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อย เพื่อใช้แบ่งหมวดหมู่เอกสารได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถติดแท็ก (ข้อความสั้น ๆ) ไปบนเอกสารแต่ละตัวได้ โดยแท็กนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการสร้างดัชนีแบบหนึ่ง โดยแท็กที่ติดไว้จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถหาเอกสารหรือจัดกลุ่มเอกสารที่มีความสัมพันธ์กันในแท็กนั้นได้ง่ายๆ และรวดเร็ว
• Organize using Document Types
(การจัดการเอกสารด้วยการแบ่งประเภทเอกสารได้หลากหลาย)
การแบ่งประเภทเอกสาร เป็นการเก็บเอกสารอย่างมีระบบโดยการสร้างประเภทเอกสารให้เหมาะกับลักษณะและประเภทของเอกสาร เพื่อให้สามารถสร้างดัชนีคำค้นได้ตรงกับประเภทเอกสารนั้นๆ ( เช่น การเก็บเอกสารประเภทใบแจ้งหนี้ จะสร้างดัชนีด้วย เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ ยอดเงิน หรือการเก็บเอกสารประเภทจดหมาย จะใช้ดัชนีเป็น ชื่อผู้ส่ง วันที่ และหัวเรื่อง) ดังนั้นประโยชน์ที่สำคัญของการแบ่งประเภทเอกสารคือ ผู้ใช้งานสามารถสร้างฟิลด์ดัชนีได้ตรงกับเอกสารแต่ละประเภท ทำให้ผู้ใช้สามารถสร้างเงื่อนไขการค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแม่นยำ
• Arrange documents using STACKS
(การสร้างสแตก เพื่อรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกัน)
เอกสารในระบบสามารถจัดรวมให้อยู่ในรูปสแตกได้ โดยสแตกจะเป็นการสร้างดัชนีของตัวเองขึ้นมาใหม่ ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาเอกสารด้วยสแตกได้อีกมิติหนึ่ง สแตกจะเป็นการรวมเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกันแล้วสร้างดัชนีที่ใช้ร่วมกันขึ้นมา ทำให้ผู้นอกจากเอกสารแบบปกติแล้ว ยังสามารถหาเอกสารตามความสัมพันธ์ที่ถูกสร้างไว้ในสแตกได้อีกแบบหนึ่ง
• Link multiple documents and stacks
(สามารถเชื่อมโยงเอกสาร และสแตกเข้าด้วยกันได้)
ระบบสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างเอกสารเข้าด้วยกัน หรือสแตกเข้าด้วยกัน หรือเชื่อมโยงทั้งเอกสารและสแตกเข้าด้วยกันได้ ซึ่งวิธีการนี้ทำให้คุณสามารถเห็นการเชื่อมโยง และกดคลิกเลือกไปยังเอกสารหรือสแตกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันได้ ตัวอย่างเช่น คุณกำลังเปิดใบแจ้งหนี้ ก็สามารถกดลิ้งค์ไปยังเช็คที่จ่ายของใบแจ้งหนี้นี้ หรือคลิกไปที่จดหมายที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ใบนี้ เพื่อเปิดดูพร้อมกันได้
• Powerful Annotation features
(เครื่องมือตกแต่งเอกสารที่ทรงประสิทธิภาพ)
ความสามารถตกแต่งเอกสารที่มีในโปรแกรม จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถ วาด ทำไฮไลท์ ประทับตรา หรือเขียนข้อความ และอื่น ๆ ไปบนเอกสารได้ นอกจากนี้สามารถใช้เครื่องมือระบายปิดบางส่วนของข้อความบางส่วนบนเอกสารก่อนส่งให้ผู้ใช้งานคนอื่น การตกแต่งภาพสามารถทำแบบซ้อนทับบนเอกสารซึ่งสามารถลบออกได้เมื่อไม่ต้องการใช้ หรือจะสั่งให้สิ่งที่ตกแต่งติดถาวรบนไฟล์เอกสารก็ได้ ระบบได้สร้างตราประทับที่ใช้บ่อย ๆ เช่น การอนุมัติ และไม่อนุมัติ ไว้ให้เรียกใช้ได้เลย และสำหรับแต่ละผู้ใช้งานสามารถสร้างตราประทับของตนเอง เช่น ตราประกับลายเซ็น ไว้ใช้งานส่วนตัวได้
• Versioning
(การสร้างเวอร์ชันของเอกสาร)
ในการสร้างเอกสารบางครั้งเราต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงหรือเวอร์ชันของเอกสารที่ทำไว้ก่อนหน้า ระบบจึงให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บเอกสารเวอร์ชันเก่า ๆ ไว้ได้ ผู้ใช้งานจึงสามารถเรียกคืนเอกสารเวอร์ชันใด ๆ ที่ถูกเก็บไว้ในระบบกลับขึ้นมาใช้งานได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มบันทึกข้อความไว้ในเอกสารแต่ละเวอร์ชัน เพื่อให้ทราบสิ่งที่เปลี่ยนแปลง หรือเหตุผลในการเปลี่ยนเวอร์ชัน เพื่อใช้อ้างอิงได้
• Draft the documents using minor versions
(สามารถเก็บเอกสารแบบร่าง ไว้เป็นเวอร์ชันย่อย ๆ ได้)
หลายเอกสารในองค์กรที่จะต้องมีการทำร่างเอกสารเบื้องต้นก่อน ซึ่งจะต้องมีการตรวจสอบและแก้ไขหลายครั้ง ระบบจึงอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างและแก้ไขในโหมดร่าง (Draft Mode) ซึ่งในการจัดเก็บแต่ละครั้งก็จะเป็นเวอร์ชันย่อย เช่น บันทึกเป็นเวอร์ชัน 1.1, 1.2, 1.3 ไปเรื่อย ๆ เมื่อเอกสารเสร็จสมบูรณ์จึงจะประกาศใช้เป็นเวอร์ชันจริง เช่น เป็นเวอร์ชัน 2.0
• Check-in / Check-out feature
(การเช็คอิน และเช็คเอาท์ เอกสารเพื่อป้องกันการแก้ไขในระหว่างใช้งาน)
เมื่อคุณต้องการแก้ไขเอกสาร คุณสามารถเช็คเอาท์ เอกสารนั้น ๆ เพื่อป้องกันผู้ใช้คนอื่น เข้ามาเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขเอกสารเดียวกัน จนกว่าคุณจะดำเนินการเสร็จ แล้วเช็คอิน เอกสารกลับเข้ามาในระบบผู้ใช้คนอื่นจึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้ ในขณะที่คุณเช็คเอาท์เอกสารใด เอกสารนั้นยังคงอยู่ในระบบผู้ใช้คนอื่นยังสามารถเปิดอ่านได้ เพียงแต่ไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้เท่านั้น