A @Globodox เป็นโซลูชันด้านการจัดการเอกสารของหน่วยงานรัฐบาลสามารถช่วยแก้ปัญหาด้านการจัดการเอกสารเพราะหน่วยงานรัฐมีเอกสารหลากหลายประเภทที่ต้องจัดเก็บซึ่ง Globodox ช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและรักษาความลับของเอกสารได้เป็นอย่างดี
ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูล
หนึ่งในส่วนที่ท้าทายที่สุดในการใช้ซอฟต์แวร์หรือเปลี่ยนไปจากแนวทางดั้งเดิมของเทคโนโลยีคือการฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทาง Globodox เป็นซอฟท์แวร์ที่ใช้งานได้ง่าย เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับหน่วยงานของรัฐที่ไม่ต้องการใช้เงินเพิ่มในการฝึกอบรมพนักงาน
- เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลเดียวที่สามารถใช้จัดระเบียบแชร์เรียกดูใช้ซ้ำและจัดการเอกสารได้ จุดควบคุมตัวเดียวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลในมือและลดรอบการทำงานของเจ้าหน้าที่
- เพิ่มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยคุณลักษณะการเพิ่มจำนวนมากที่ Globodox ให้ไว้และส่งผ่านอีเมลผ่านได้ด้วยคลิกเดียว
- Globodox สามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบผู้ใช้หลายคน ช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้ไฟล์ร่วมกันระหว่างผู้ใช้ที่ต่างกัน
- คุณลักษณะการจัดทำดัชนีและการแท็กที่นำเสนอโดย Globodox ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่ายซึ่งขณะนี้มีการระบุการเข้าถึงที่รวดเร็ว
ปรับปรุงการจัดทะเบียนของเอกสาร
แม้ว่าการจัดการทะเบียนเป็นความต้องการขั้นพื้นฐานของทุกหน่วยงานรัฐบาล แต่ก็มีข้อผิดพลาดในระดับสูง เมื่อใช้ Globodox คุณสามารถลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และจัดการจดหมายในและภายนอกได้อย่างดียิ่งขึ้น
Globodox ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารประเภทใดก็ได้เช่นเอกสารกระดาษที่สแกน ข้อความจากอีเมล Microsoft Word, Excel และ PowerPoint ไฟล์เสียงและวิดีโอดิจิตอลรูปถ่ายและไฟล์ PDF
- ด้วย Globodox คุณสามารถจัดเรียงเอกสารของคุณลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยซึ่งคล้ายกับ Windows Explorer Folders System สำหรับการจัดหมวดหมู่ที่ดียิ่งขึ้น
- คุณยังสามารถเพิ่มแท็กข้อความลงในเอกสารที่เก็บไว้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและเรียกค้น
- ลดข้อผิดพลาดเรื่องบุคคลที่เข้าไปแก้ไขเอกสาร Globodox มีคุณลักษณะที่เรียกว่า Check-in / Check-out เพื่อช่วยในการแก้ไขเอกสาร คุณสามารถตรึงเอกสารไว้ชั่วขณะเพื่อป้องกันไม่ให้ทำงานพร้อมกันกับเอกสารเดียวกันจนกว่าคุณจะแก้ไขเสร็จแล้ว
การทำงานโดยใช้ระบบอัตโนมัติ
ในฐานะหน่วยงานของรัฐที่มีพนักงานน้อยลงและมีงบประมาณจำกัด การใช้เวลากับงานที่ไม่ก่อผลเป็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการ มีกระบวนการทำงานเป็นประจำจำนวนมากที่องค์กรสามารถทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายในการขจัดงานที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้
- เมื่อจัดการเอกสารแบบดิจิทัล Globodox ช่วยให้คุณสามารถสร้างแม่แบบการรักษาความปลอดภัยที่กำหนดเองที่ใช้งานได้ใหม่ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงและการจัดการสิทธิ์ได้
- Globodox มาพร้อมกับการรวมเวิร์กโฟลว์ที่สมบูรณ์แบบ คุณสามารถกำหนดค่าเพื่อส่งมอบหมายงานประจำวัน งานข้อความและการแจ้งเตือนในรูปแบบข้อความในกล่องจดหมายของผู้รับ
- เมื่อประมวลผลแบบดิจิทัลด้วยโปรแกรมออกแบบเวิร์กโฟลว์แล้วคุณสามารถอนุมัติเอกสารที่มีลายเซ็นดิจิทัลหรือแสตมป์ตัดผ่านขั้นตอนปกติในการพิมพ์เอกสารที่ได้รับแล้วลงชื่อ
เพื่อลดขั้นตอนที่ทำซ้ำคุณสามารถบันทึกข้อมูลการจัดทำดัชนีเป็นแม่แบบแล้วใช้แม่แบบนี้เพื่อจำแนกและจัดเก็บข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน การตั้งค่าที่สามารถใช้ซ้ำได้สำหรับ Scan, export และอื่น ๆ สามารถจัดเก็บเป็น Profiles เพื่อใช้ในภายหลัง
